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河南大學合同管理辦法

錄入日期:2014年12月24日     已訪問:

河南大學文件

校發〔2014〕281號

河 南 大 學

關于印發《河南大學合同管理辦法》的通知

全校各單位:

《河南大學合同管理辦法》已經學校研究通過,現予印發,請認真貫徹執行。

二〇一四年十二月十七日

河南大學合同管理辦法

第一章 總 則

第一條 為規范學校合同管理,加強內控制度建設,防范合同風險,維護學校合法權益,促進學校事業健康發展,依據《中華人民共和國合同法》等法律法規,結合學校實際,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱合同是指以河南大學的名義,與其他平等主體的自然人、法人或其他組織之間為明確雙方的權利義務關系所訂立的書面協議。

第三條 學校對外簽訂的合同可分為一般合同和重大合同。

一般合同是指合同周期較短(一年以下)、標的金額較?。?0萬元以下)的合同;重大合同是指合同周期較長(一年以上)、標的金額較大(50萬元及以上)或事項重大抑或法律關系復雜的合同。

第四條 學校簽訂合同,必須遵守國家法律、法規、規章或其他規范性法律文件以及政策等,堅持平等互利、協商一致、誠實守信的原則,符合學校的相關規定,維護學校的正當權益,任何部門和個人不得利用學校合同損害學校利益。

第五條 學校合同實行統一指導,分級分類歸口管理、各負其責的制度。

第二章 合同管理職責

第六條 學校成立合同審查小組對重大合同進行審查。審查小組成員由學校黨政辦公室、財務處、國有資產管理辦公室(以下簡稱國資辦)、審計處、各業務歸口職能部門(以下簡稱歸口部門)負責人和學校法律顧問組成,黨政辦公室主任任審查小組組長。

合同審查小組職責主要包括:

(一)對重大合同和必要的合同進行會簽;

(二)對標準合同范本進行審定。

第七條 學校黨政辦(法制工作辦公室)負責合同法律事務工作,主要職責包括:

(一)協調法律顧問對重大合同和必要的合同進行審核;

(二)協調法律顧問參與學校重大合同的談判和簽

訂,并召集校內相關部門參與解決合同糾紛與調解、仲裁與訴訟活動;

(三)監督有關合同的履行。

第八條 國資辦負責學校合同的統一指導和管理,主要職責包括:

(一)制定標準合同文本,報合同審查小組審定;

(二)審核合同文本格式和主要內容及簽訂程序;

(三)參與合同糾紛調解、仲裁等活動;

(四)管理合同專用章;

(五)監督和考核合同管理;

(六)合同文本以及相關材料的保管和備案。

第九條 學校各業務歸口部門根據其職責范圍,分類歸口管理相關合同的審核和管理工作。各歸口部門主要負責人為合同管理的責任人。歸口部門主要職責包括:

(一)對合同項目進行可行性論證,涉及金額10萬元及以上的技術服務、技術開發項目須進行風險評估,重大項目或涉及較高專業技術合同條款要聘請有關專家、財會人員和法律顧問參加論證或評估;

(二)審核項目相對方主體資格及信用狀況;

(三)審核合同基本條款的完備情況;

(四)審核合同的內容是否與招投標文件或談判內容一致,是否符合學校規定;

(五)負責法定代表人授權簽署合同及授權管理制度的落實;

(六)對合同項目的經濟性、可行性、合法性及價款的合理性等負有審核責任;

(七)協調處理合同糾紛;

(八)監督合同的履行。

第十條 合同承辦單位(人)負責其職責范圍內合同的相關工作。主要職責包括:

(一)核對合同相對方的主體資格、資信情況、履約能力以及簽約代表的合法身份,并進行調查和驗證;

(二)負責合同談判、起草、會簽和履行等工作;

(三)跟蹤合同履行情況,根據合同履行中問題,提出解決問題的意見或建議;

(四)對合同項目的經濟性、可行性、合法性及價款的合理性等負直接責任;

(五)及時上報和處理合同糾紛。

第三章 合同的起草、審查與簽訂

第十一條 合同的訂立除即時結清方式以外,均應采用書面形式。通過傳真、信函、電子文件等就合同條款達成協議的,應當簽訂確認書,確認合同的成立。

第十二條 為規范格式,合同原則上應采用國家或行業標準的合同文本,沒有合同文本的,學校國資辦統一制定標準合同文本,并經學校合同審查小組審定。

第十三條 承辦單位(人)根據學校制定的標準合同文本和學校相關制度要求起草合同。起草合同前需要進行談判的,應及時向歸口部門和國資辦報告;合同談判涉及重大分歧或需要法律專業支持的,承辦單位(人)應聯系學校黨政辦(法制工作辦公室)協調法律顧問參加。

第十四條 合同文本完成后,承辦單位(人)應當填寫《河南大學合同審批表》,連同合同文本報送歸口部門審查,重大合同經歸口部門初審,黨政辦(法制工作辦公室)和學校法律顧問提出書面審查意見后,報請項目主管校領導審批。

第十五條 合同涉及到承辦單位(人)之外其他部門的,需經其他部門審簽。涉及金額5萬元及以上的經濟利益合同需經校財務、審計部門審簽。

校財務部門主要審查經濟類合同條款是否符合財稅法律、法規、準則規定以及學校有關財經政策和財務管理規定,合同款項支付是否有經費來源保障,資金結算及付款方式是否合理等;審計部門主要審查合同的必要條款是否具備,內容是否合理合法等。

第十六條 各審查單位應在5個工作日內完成會簽。重大合同及涉及到預付款項目的要上報該項目主管校領導審定的,可適當延長審批期限。

第十七條 承辦單位(人)向國資辦報送合同初審稿時,除提供《河南大學合同審批表》外,需按以下要求提供相關材料:

(一)符合學校招標采購管理規定的,需提供招投標文件、中標通知書或招標、談判紀要等;

(二)其它需要提交的材料。

第十八條 合同文本經審查需要修改的,起草單位應根據有關審查部門的修改建議,及時對合同進行修改,并送相關部門復查通過。合同文本通過審查但在簽訂前有異動的,應重新審查。

第十九條 根據我校校長書面授權,合同由項目歸口部門主要負責人簽署。接受校長授權的各部門,應認真落實合同簽署授權責任,制訂內部合同管理實施細則,明確內部分工,加強內部管理,確保校長授權管理工作落到實處。

涉及個人申請科研項目經費合同(含科研任務書),圖書出版類等項目合同,由歸口部門根據我校校長授權要求,結合實際情況,制訂本部門授權管理細則,研究確定部門授權簽署合同人員名單,經本部門主要負責人核準后,將部門授權人員名單、授權范圍和授權起止時間等,以書面形式報國資辦備案。

第二十條 各類合同統一使用“河南大學合同專用章”。合同文本正式簽訂后,項目承辦單位(人)送國資辦審核無誤,統一加蓋“河南大學合同專用章”。

第四章 合同的履行

第二一條 合同簽訂后,即具有法律效力,合同承辦單位(人)應當遵循誠實信用的原則全面履行合同義務,及時跟蹤和了解合同相對方履行合同義務的情況,歸口部門應對合同執行情況進行動態監督,督促合同承辦單位(人)依法履行合同。

第二十二條 合同履行過程中,確需變更或解除合同的,應在法定或約定期限內,簽訂變更或解除合同文本。變更或解除合同,必須采用書面形式并說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關系等,并按規定的合同審查權限和程序再報批。

第二十三條 合同履行過程中,若對方沒有按合同約定履行,承辦單位(人)應及時以書面函件形式通知對方,并保存通知證據,必要時聽取學校法律顧問的意見或建議,同時應及時將出現的問題、擬采取的措施向歸口部門和主管校領導匯報,積極采取措施以防止損失擴大。如發現合同簽訂或執行過程中存在欺詐等行為,承辦單位(人)應立即向主管領導匯報,同時通知財務部門中止付款。

第二十四條 財務部門應根據合同條款及相關部門提供的資產驗收、入賬等憑據,辦理結算業務。未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的,財務部門不予付款。

第二十五條 合同履行過程中發生糾紛,合同承辦單位(人)和歸口部門應及時處理。處理時應先協商解決,經協商雙方達成一致的,應當訂立書面協議;不能協商解決或經協商不成能達一致的,應當在法定的訴訟時效期間內向人民法院提起訴訟;或根據合同約定向仲裁機構申請仲裁。

第二十六條 對需仲裁或法律訴訟程序解決的合同糾紛,歸口部門應書面向主管校領導匯報,經主管校領導同意后,由黨政辦公室召集歸口部門、財務處、審計處、國資辦、承辦單位,以及法律顧問、經濟顧問組成處理小組,研究確定該合同糾紛解決的具體方案,參與該糾紛的協商、調解、仲裁或者訴訟活動。合同糾紛處理完畢,相關部門應及時將有關材料歸檔備查。

第二十七條 合同履行完畢或合同權利義務終止時,承辦單位(人)應及時將履行、變更、解除合同的有關資料送國資辦存檔,

第二十八條 國資辦應建立電子和紙質合同檔案,指派專人負責管理。合同檔案應包括合同文本以及初審稿、合同訂立至合同履行完畢時間段內所有與合同有關的文書、資料(包括合同有關的補充協議、會議紀要、書面簽證、變更文件、往來信函、文書、電話記錄、傳真、電報、合同履行記錄及索賠報告等)。合同檔案應在合同履行完畢15個工作日內按照時間先后順序編號,整理成冊,并按照學校檔案管理要求定期移交學校檔案館保管。

第五章 責任追究與獎勵

第二十九條 有下列情形之一,未給學校造成損失的,對直接責任者或負有領導責任的負責人進行批評教育;給學校造成經濟損失的,由當事人承擔相應的賠償責任,并根據情節輕重追究直接責任人的黨紀、政紀責任。

(一)合同承辦單位(人)、歸口部門未調查或審核對方資信情況,未審查對方主體資格,以致簽約被騙的;

(二)違反程序和規定擅自對外簽訂合同的;

(三)委托代理人超越學校委托權限簽訂合同的;

(四)應簽訂書面合同但未簽訂的;

(五)合同審查部門、合同管理部門、合同承辦單位(人)和有關人員沒有按本辦法的規定履行職責的;

(六)丟失或者擅自銷毀、隱匿合同和合同附件,以及合同履行過程中形成的各種函件、單據等相關材料的;

(七)在學校處理合同糾紛的過程中不及時匯報、消極應對或不及時提供必要支持的。

第三十條 未經學校法定代表人書面授權,擅自以學校名義簽訂合同的單位或者個人,應對該合同承擔全部責任。同時,學校將依照有關規定追究責任單位及責任人員的黨政紀和經濟責任;觸犯法律的,移送司法機關追究法律責任。

第三十一條 學校所屬的不具有法人資格的單位或個人擅自對外簽訂合同的,該單位應對合同承擔一切法律責任;給學校造成損害的,學校將追究該單位負責人及有關責任人的行政、經濟責任。

第三十二條 在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私,損害學校利益的,學校依據有關規定追究當事人責任。

第三十三條 在合同簽訂或履行過程中,各相關責任人、部門負責人應認真負責,積極預防,降低風險、避免或減少損失,保障合同依法履行。為學校帶來重大利益的,學校將對相關部門和個人予以表彰獎勵。

第六章 附 則

第三十四條 學校下屬獨立法人實體可參照本辦法管理合同事務。

第三十五條 本辦法中未盡事宜,依據《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規執行。

第三十六條 本辦法由國資辦負責解釋,自發布之日起執行。

附件:《河南大學合同審批表》(見下頁)

附件 河南大學合同審批表

合同名稱

合同編號

合同主體

甲方

申報時間

乙方

丙方

合同總價

承辦人或經辦人

聯系方式

項目承辦單位意見

簽字: (蓋章)

年 月 日

歸口管理部門意見

簽字: (蓋章)

年 月 日

財務處意見

簽字: (蓋章)

年 月 日

審計處意見

簽字: (蓋章)

年 月 日

法律顧問意見

(具體修改意見可另附紙)

簽字:

年 月 日

國資辦意見

簽字: (蓋章)

年 月 日

項目主管

校 領 導

意 見

簽字:

年 月 日

說明:1.一般合同由歸口管理部門、財務和審計部門(涉及五萬元及以上經濟利益類)、國資辦進行

審查。重大合同除按一般合同審查外,須經學校法律顧問審查。

2.歸口管理部門意見須由部門主要負責人簽署意見。

3.審查部門的審核意見應明確、具體,不要使用模糊性語言或只簽名字。

4.各審查單位應在5個工作日內完成會簽。重大合同要及時上報該項目主管校領導審定。

5.本表作為長期檔案保存,要求用藍墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫清楚,字跡工整。

主辦:國有資產管理辦公室 督辦:校黨政辦公室

河南大學黨政辦公室 2014年12月17日印發



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地址:中國.河南.開封.明倫街85號


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